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Selbstversuch “Green Meeting”
Eine ehrliche Reportage

Es ist dieser Tage in unser aller Ohren und täglichen Nachrichten: Klimawandel, Energiekrise, Ressourcen-Engpässe… Schlagworte, die in der Vergangenheit als pessimistische, futuristische Schreckgespenster gegolten haben, wurden mittlerweile leider schon längst zur traurigen Realität.

Umso gewinnt der respektvolle Umgang mit unserer Umwelt und gelebte Nachhaltigkeit immer mehr an Wichtigkeit. Ebenso werden “Green Meetings” künftig immer bedeutungsvoller werden – aber: was genau heißt das und… wie setzt man sie um?

Wir haben uns an den Selbstversuch gewagt und möchten gerne offen und ehrlich von unseren Erfahrungen berichten.

“Sag, Mili, es ist mir ja fast ein bisschen peinlich zu fragen, aber was genau ist ein Green Meeting eigentlich und auf welche Punkte muss ich achten?

“Müssen wir bei Green Meetings mit viel zusätzlichem Arbeitsaufwand rechnen, Maria?”

“Kommen da nicht immense zusätzliche Kosten auf uns zu, Nathalie?”

Unsere KollegInnen erreichen immer öfters Fragen zum Thema “Green Meeting” und es ist offensichtlich, dass diesbezüglich noch viel Unklarheit herrscht. Und, ehrlich, es ist nicht weiter verwunderlich, als das Projekt “Green Meeting” nach wie vor noch ein relativ junges und komplexes ist. Green Meetings bedürfen in der Tat besonderer Vorbereitung. Und weil man am besten von einer Sache berichtet hat, die man selbst erlebt hat, haben wir uns daran gemacht, selbst Vorbereitungen für ein Green Meeting zu beginnen. Gerne möchten wir Ihnen daher in Folge – ganz ehrlich und ohne “Schönrederei” – von unseren Erfahrungen berichten.

“Sag, Mili, es ist mir ja fast ein bisschen peinlich zu fragen, aber was genau ist ein Green Meeting eigentlich und auf welche Punkte muss ich achten?

  • Was genau ist also ein Green Meeting und was sind die nötigen Grundvoraussetzungen?

Kurz gesagt zeichnen sich “Green Meetings” und “Green Events” durch erhöhte Energieeffizienz, Abfallvermeidung und umweltschonende An- und Abreise der Gäste aus. Zentrale Aspekte sind auch regionale Wertschöpfung und soziale Verantwortung. Im Besonderen, gilt es hier folgende 7 Punkte genau zu beleuchten:

Wir haben uns also bei den Vorbereitungen für das Green Meeting zuerst durch die vorgegebenen Mindestanforderungen gearbeitet. Und hier schon unser erstes Fazit: Lassen Sie sich nicht von der Anzahl an seitenlangen Dokumenten abschrecken!

Gerade an stressigen Arbeitstagen mit dutzenden To Dos am Tisch, hat wohl kaum jemand den Kopf dafür, sich durch Anforderungskataloge zu kämpfen. Allerdings sind die erforderlichen Voraussetzungen in Wirklichkeit schnell zusammengefasst und wenn Sie mit einem Betrieb mit Green Event-Lizenz kooperieren, werden Sie in allen Punkten bestens unterstützt. Auch der Verein für Konsumenteninformation (VKI) ist hier eine sehr hilfreiche Quelle.

Kurz – und tatsächlich nur schlagwortartig und grob – zusammengefasst (den vollen Kriterienkatalog können Sie am UZ 62 Dokument nachlesen): um auf Anhieb herauszufinden, ob sich Ihr geplantes Event dafür eignet, als “Green Event” stattfinden zu können, fragen Sie sich:

  1. Eventlocation & Unterkunft: Ist ein nachhaltiges Beherbergungskonzept möglich, indem ich – bestenfalls – eine Beherbergungsstätte mit Umweltzertifizierung wähle?
  2. Mobilität & Klimaschutz: Ist bei dem geplanten Tagungsort eine umweltschonende An- und Abreise möglich?
  3. Energie & Wasser: Kann bei Ihrem Event auf den effizienten Einsatz von Wasser, Strom, Wärme und die Verwendung umweltfreundlicher Materialien geachtet werden?
  4. Verpflegung & Catering: Besteht im Rahmen Ihrer Veranstaltung die Möglichkeit, überwiegend saisonale und regional produzierte Lebensmittel und Getränke (bzw. vorzugsweise biologisch produzierte und/oder Fair-Trade Produkte) zu servieren?
  5. Beschaffung & Abfall: Ist es bei Ihrer Veranstaltung möglich, Speisen und Getränke in Mehrweggeschirr, Mehrweggebinden, Porzellan/Glas… zu servieren? Kann jegliche Art der Einmalportionsverpackung vermieden werden und ist Mülltrennung möglich?
  6. Soziale Verantwortung: Achten Sie auf Barrierefreiheit und fragen Sie sich: ist bei dieser Veranstaltung Sicherheit und Gleichberechtigung für TeilnehmerInnen mit Beeinträchtigungen gegeben?

Wir sind so Punkt für Punkt mögliche Veranstaltungsorte und geplante Programmpunkte unseres “Selbsttest-Meetings” durchgegangen und haben uns im Endeffekt für zwei Locations entschieden. Dabei haben wir je ein Hotel mit bzw. ohne Umweltzeichen/Green Meeting-Lizenz gewählt.

Keine Frage: das Hotel mit Lizenz war schon von Haus aus um einiges bewanderter mit der Materie, während das Hotel ohne Lizenz zwar motiviert war, sich aber erst selbst ins Thema einlesen musste.

Zu unserer Enttäuschung war das Hotel ohne Lizenz relativ bald nur noch “mäßig interessiert” und ziemlich bald wurden wir mit Emails mit Links zur Selbst-Zertifizierung abgespeist. Bei dieser Zertifizierung muss der Betrieb sich für die Green Meeting-Lizenz anmelden, wofür im Vorfeld unter anderem eine Beratung verpflichtend ist. Wir haben uns im Zuge unseres Selbsttests also für eine Lizenz angemeldet und einen Berater beantragt. Rückmeldung dazu erhielten wir nach zwei Wochen. Für uns und unser Selbstversuch-Event leider eine viel zu lange Wartezeit – kurzfristig wäre ein solches Meeting also leider nicht auf die Beine zu stellen gewesen…

Ein wenig besser lief es anfangs mit dem Hotel, das über die Lizenz verfügte. Es wurde uns relativ schnell vieles zugesagt, bis es dann an die Details ging und wir zu verstehen bekamen, dass unser Meeting eventuell nicht komplett “green” ausgerichtet werden könne. Konkret scheiterte es letztlich an der Nespresso Kaffeemaschine, für die es wohl keinen umweltfreundlicheren Ersatz gab.

“Müssen wir bei Green Meetings mit viel zusätzlichem Arbeitsaufwand rechnen, Maria?”

  • Bedeutet ein Green Meeting mehr Aufwand?

Unsere persönliche Erfahrung und und ehrliche Einschätzung nach unserem Selbstversuch: Um ehrlich zu sein: leider, ja.

Es handelt sich nicht um ein 08/15 Standard-Event, das sowohl Veranstalter als auch Hotel in Windeseile planen und vorbereiten. Es müssen viele Kleinigkeiten beachtet und berücksichtigt werden, die bei regulären Veranstaltungen nicht unbedingt ausschlaggebend sind.

Unser Tipp: wenden Sie sich auf jeden Fall an Hotels/Locations mit Lizenzen, das erspart Ihnen schon einmal die Selbst-Zertifizierung und entsprechend Vorlaufzeit inklusive zugehöriger Antragsarbeit. Klären Sie gleich von Beginn an mit dem Hotel, ob wirklich ALLE nötigen Voraussetzungen für ein komplettes Green Meeting umgesetzt werden können. Wie wir in unserem Selbsttest festgestellt haben: selbst Hotels mir Lizenz können nicht immer zu 100% ein gänzlich grünes Meeting garantieren.

“Kommen da nicht immense zusätzliche Kosten auf uns zu, Nathalie?”

Unser Fazit

Ganz klar sind “Green Meetings” und “Green Events” die Zukunft und wir möchten hier nochmals klarstellen, dass wir dies vollstens unterstützen und zu 100% befürworten!

Nichts desto Trotz wollten wir mit diesem ehrlichen Artikel aufzeigen, dass wir hier alle leider noch in den Kinderschuhen stecken und es noch einiger Zeit bedarf, bis letztlich – in einer positiven Zukunftsvision – ALLE Veranstaltungen “GREEN” organisiert werden.

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